Was ist IT-Outsourcing und welche Vorteile bringt es?

Was ist IT-Outsourcing und welche Vorteile bringt es? Wenn Sie auf der Suche nach effizienzsteigernden Maßnahmen für Ihr Unternehmen sind, haben Sie sich diese Frage wahrscheinlich auch schon gestellt.

Wenn Sie bisher vieles der IT Ihres Unternehmens durch eigene, interne Mitarbeiter:innen übernommen haben, dann haben Sie bestimmt schon gemerkt, wie aufwendig, frustrierend und teuer das Recruiting für solche Fachkräfte ist. Ganz zu schweigen davon, dass sich die richtigen Mitarbeiter dafür oft wegen Fachkräftemangel gar nicht finden lassen.

Und wenn Sie dann endlich qualifiziertes Personal haben, dann sind die laufenden Kosten oft unglaublich hoch und schwer kalkulierbar, was zu einer unnötigen Verschwendung von Ressourcen führen kann. Doch es geht auch wesentlich günstiger, einfacher und schneller, nämlich mit IT-Outsourcing.

In diesem Artikel nehmen wir IT-Outsourcing genauer unter die Lupe. Wir schauen genau an, was IT-Outsourcing überhaupt bedeutet, welche Vorteile und Nachteile es hat und worauf Sie konkret achten müssen, um Ihre IT erfolgreich auszulagern.

Das steckt hinter dem Begriff “IT-Outsourcing“

Wussten Sie, dass Sie Ihre IT schon längst outsourcen, ohne es beim Namen zu nennen?

Das Thema Outsourcing hat sich in den letzten 15 Jahren stark verändert, denn heute ist es de facto unmöglich, komplett auf IT-Outsourcing zu verzichten.

Alles, was nicht DIREKT aus Ihrer Firma kommt, alles was nicht zu 100% intern betrieben wird, ist Outsourcing.

IT-Outsourcing bedeutet wörtlich übersetzt “Auslagerung der Informationstechnologie”. Gemeint ist damit, dass Teile Ihrer technischen Infrastruktur an Dritte abgegeben werden. Grund dafür ist hauptsächlich die drastische Kostenersparnis, sowie die Möglichkeit, einzelne Teile der IT an IT-Spezialisten abgeben zu können.

Es wird dabei zwischen verschiedenen Kategorien unterschieden:

• ✔ Mit oder ohne Personnel- bzw. Asset-Transfer,

  je nachdem, ob vorhandenes Personal, Hardware, Gebäude oder sonstige Vermögenswerte temporär an den Drittanbieter abgegeben werden

• ✔ On-shore vs. off-shore,

  je nachdem, ob die Arbeit vor Ort oder ins Ausland ausgelagert wird

• ✔ Single-vendor vs. multi-vendor Outsourcing,

  je nachdem, ob Sie mit einem einzigen Drittanbieter oder mehreren zusammenarbeiten

  Je nachdem, welche Bereiche der IT ausgelagert werden, spricht man von Infrastructure-, Application– oder Business Process-Outsourcing.

  Beim Infrastructure-Outsourcing wird lediglich auf der Infrastrukturebene ausgelagert. Das können beispielsweise Cloud-Services, Hosting, Telefon- oder Internetdienste sein.

  Beim Application-Outsourcing werden hingegen einzelne Anwendungen ausgelagert, wie z.B. Softwarelösungen. Gängige Beispiele sind ERP- oder CRM-Systeme, MS Office, E-Mail etc.

  Beim Business Process Outsourcing gibt eine Firma einzelne Unternehmensprozesse komplett ab, wie beispielsweise der Customer Support oder die Administration.

  Die Details und der Umfang des Outsourcings werden in einem sogenannten Service Level Agreement (im Prinzip eine simple vertragliche Vereinbarung) zwischen den beiden Parteien geregelt.

  Ziele von IT-Outsourcing

  Das Hauptziel von IT-Outsourcing ist eine Effizienzsteigerung durch Kosten- und Zeitersparnis.

  Stellen Sie sich vor, Ihre Firma müsste eine komplett eigene Infrastruktur (eigener Webserver für das Hosting Ihrer Webseite, eigener Mailserver für Ihre E-Mails, Kontakte und Kalender, eigener File Server für Dokumentenablage und Freigabe, etc.) betreiben. Rechnet man die durchschnittlichen Kaufkosten der Hardware und der Lizenz, sowie die benötigte Arbeitszeit eines IT-Mitarbeiters, um das Ganze zu konfigurieren, zu betreiben und zu warten, zusammen, dann müssten Sie mit mindestens 10.000 EUR rechnen, um eine einzige Mailbox für Ihre Firma zu verwenden.

  Als Gegenbeispiel kostet eine outsourcte Mailbox für Ihr Unternehmen mit Microsoft 365 ab 7 EUR im Monat. Inklusive Exchange Server, File Server und mehr im Gesamtpaket erhalten Sie ab 15 EUR im Monat.

  Ohne Outsourcing wird IT also richtig teuer. Denn sowohl die eigenen IT-Angestellten mit einem Durchschnittslohn von 4.000 EUR als auch die Technologien, z.B. Exchange Server (MS 365), File Server (One Drive – zentrale Dateiablage), etc., belaufen sich auf mehrere tausend Euro monatlich.

  IT-Outsourcing Beispiele

  IT-Outsourcing Beispiele gibt es zahlreiche. Wahrscheinlich verwenden Sie in Ihrer Firma bereits jetzt mehrere davon, ohne es überhaupt zu merken. Dies sind die bekanntesten IT-Outsourcing Beispiele:

  • Cloud-Dienste, z.B. Dropbox, Google Drive, OneDrive, Amazon Web Services aber auch Cloud-Telefonie etc.
  • CRM-System, z.B. Vtiger, Suite CRM, Odoo etc.
  • Cybersecurity, z.B. Virenscanner, Zwei Faktor Authentifizierung etc.
  • Softwareentwicklung, z.B. MacOS, Windows, Linux etc.
  • Support-Dienste, z.B. Call Center oder virtuelle Administration
  • Hosting, z.B. Webhosting für eine Website, E-Mail-Hosting für das E-Mail-Programm etc.

  Als KMU haben Sie wahrscheinlich den Server für das Hosting Ihrer Website bei einem Drittanbieter. Ebenso nutzen Sie wahrscheinlich Zoom oder Skype, Cloud Telefonie oder VOIP für Ihre Calls und Meetings. Und so ziemlich jedes Unternehmen nutzt eine Softwarelösung wie MacOS oder Windows.

  All dies gehört zur IT-Auslagerung und ist für Unternehmen heute eine Selbstverständlichkeit.

  

  Das können Sie in der IT outsourcen

  Grundsätzlich können Technologien und Manpower outsourct werden. So ziemlich jedes Unternehmen hat heute zumindest einen Teil der Technologien ausgelagert (z.B. für Softwarelösungen, Cybersecurity etc.). Am besten ist jedoch eine Kombination von beidem. Gerade mittels Business Process Outsourcing lässt sich ebenfalls einiges an Kosten und Geld sparen, wenn repetitive Aufgaben an spezialisierte Firmen abgegeben werden können.

  Die Frage, „soll ich outsourcen oder nicht“, stellt sich folglich nur und ausschließlich bei Firmen, die strenge Compliance Auflagen haben, z.B. einige Rechtsanwälte, einige Steuerberater, Krankenhäuser, etc. Diese dürfen ihre Technologien zwar nicht auslagern, denn die Infrastruktur muss in ihrem Besitz sein. Aber sie können sich immer noch sehr viel Geld sparen und gleichzeitig von der besten Expertise profitieren, indem sie Manpower auslagern oder sich für bestimmte Projekte Knowhow dazukaufen.

  Ansonsten stellt sich bei Firmen nicht mehr die Frage, ob man outsourcen soll, sondern eher wie IT-Services am effizientesten outsourct werden können.

  So hängen IT-Management und IT-Outsourcing zusammen

  Zum IT-Outsourcing gehört auch IT-Management. Denn die outsourcten Prozesse müssen auch gemanagt werden. Auch dieser Prozess kann ganz oder teilweise abgegeben werden.

  Die wichtigste Aufgabe des IT-Managements ist es, dafür zu sorgen, dass Ihre Firma mehr Geld verdienen kann.

  IT-Management bedeutet NICHT, dass die Backups in Ihren Systemen immer gemacht und kontrolliert werden (das ist IT-Wartung). Es bedeutet auch NICHT zu kontrollieren, dass Ihre IT-Mitarbeiter immer pünktlich sind und Aufgaben durchführen (denn das fällt unter HR).

  Sondern IT-Management bedeutet, eine klare Vision für die IT-Entwicklung Ihrer Firma zu verfolgen und damit Ihre Firma vorwärtszubringen und erfolgreich zu machen. Durch Outsourcing und Management sollen die Arbeitsabläufe Ihrer Firma noch effizienter und effektiver gemacht werden können.

  Hier ein Beispiel für das Zusammenspiel zwischen IT-Management und IT-Outsourcing, konkret IT-Administration/Wartung/Service-Provider: Der IT-Manager entscheidet „Wir brauchen ein CRM-System, um effizienter und effektiver arbeiten zu können, weil Leads verloren gehen, untern Tisch fallen, etc.“ Das CRM-System wird dann an einen IT-Service Provider ausgelagert, welcher sich nun um den Betrieb dieses CRM-Systems kümmert.

  Eine Firma ohne IT-Management ist wie ein Boot ohne Kapitän. Zu große Mannschaft an Bord, zu wenig Essen und segelt einen umständlichen Kurs.

  Mit Kapitän haben Sie eine schlanke Mannschaft, ein schnelles Schiff und den besten Kurs, um ans Ziel zu kommen.

  

   

  Vorteile von IT-Outsourcing

  Outsourcing bietet enorm viele Vorteile und ist heute nicht mehr wegzudenken. Das Erste, was es sich empfiehlt, outzusourcen, sind Personalkosten bzw. IT-Mitarbeiter:innen. Das hat riesige Vorteile. Schauen wir uns doch einmal konkret an, wie Sie durch IT-Outsourcing profitieren können.

  • Kostenersparnisse: Mit IT-Outsourcing sparen Sie nicht nur Kosten für die Infrastruktur, sondern Sie ermöglichen auch eine enorme Senkung der Personalkosten. Abgesehen von der Einsparung eines oder mehrerer Monatslöhne müssen Sie auch keine Urlaubsausfälle, Krankenständer oder in Österreich anfallende 13. oder 14. Gehälter mehr bezahlen.
  • Flexibilität: Sie können sich individuelle Verträge ausmachen und zahlen nur für das, was Sie brauchen. Sie sind nicht (mehr) zufrieden mit Ihrem IT-Anbieter? Wechseln Sie. Auch in der IT kann der Wechsel recht unkompliziert stattfinden, wenn Sie einige wichtige Schritte berücksichtigen. Dazu folgt demnächst ein Artikel, in welchem wir genau erklären, was Sie für einen schnellen und unkomplizierten Wechsel beachten müssen.
  • Kosten leicht kalkulierbar: Mit IT-Outsourcing sind zudem die Kosten leicht kalkulierbar. Oft kaufen Sie ein Paket, bei welchem ein Fixbetrag pro Monat oder Jahr fällig wird. Weder Personalausfälle noch unvorhergesehene technische Probleme müssen berücksichtigt werden. Denn all das ist im Fixpreis bereits einkalkuliert.
  • Fokus auf Kernkompetenzen: Ein Fokus auf Kernkompetenzen bringt Firmen vorwärts. Ein Unternehmen wirklich voranzubringen, wird hingegen schwierig, wenn Sie für alle anderen Kompetenzen auch noch Experten brauchen. Dieser Fokus ist ein riesiger Vorteil des IT-Outsourcing, denn es verhindert unnötige Ablenkung und Ressourcenverschwendung.
  • Spezifisches Knowhow: Sie haben IT-Experten zur Verfügung, die IT lieben und den ganzen Tag nichts anderes tun, als sich mit diesen Themen zu beschäftigen. Spezialisten, die immer auf dem neuesten Stand sind und es auch sein müssen, um konkurrenzfähig zu bleiben. Zudem umgehen Sie das Problem des Fachkräftemangels in der IT.
  • Zeitersparnisse: Nicht nur Kosten können bei der IT-Auslagerung eingespart werden, sondern auch Zeit. Sie müssen sich weder ums Recruiting noch um die Aufsetzung der IT-Infrastruktur kümmern. Das wird alles vom Partnerunternehmen übernommen.

  Nachteile von IT-Outsourcing

  Natürlich ist nicht alles rosig, und IT-Outsourcing hat auch Nachteile. Um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern, welche Teile der IT Sie outsourcen möchten, gehen wir hier noch kurz auf die größten Nachteile ein.

  • Datenschutzprobleme: Sobald Sie Teile Ihrer IT auslagern, müssen Sie fast immer auch Daten mit dem Drittanbieter teilen. Gerade wenn der Drittanbieter Sitz im Ausland hat, dann kann es sein, dass die gesetzlichen Vorgaben dort nicht so streng sind, wie im deutschsprachigen Raum. Grundsätzlich ist die Datenschutzgrundlage immer genauer abzuklären, wenn Kundendaten mit dem Drittanbieter geteilt werden müssen.
  • Abhängigkeit von Partnerunternehmen: Natürlich entsteht mit dem IT-Outsourcing eine gewisse Abhängigkeit vom Partnerunternehmen. Wenn Sie beispielsweise das Hosting Ihrer Website outsourcen, dann sind Sie darauf angewiesen, dass dessen Server zuverlässig funktionieren. Mit ein wenig Recherche sollte es allerdings kein Problem sein, zuverlässige Partnerunternehmen zu finden.
  • Kontrollverlust: Outsourcing heißt, dass gewisse Aufgaben oder Bereiche des Unternehmens ausgelagert werden. Damit verliert man auch bis zu einem gewissen Grad die Kontrolle darüber. Abgesehen von Unternehmen mit sehr strengen Datenschutzvorgaben lohnt sich dieser Abstrich aber allemal. Denn im Gegenzug können Sie sich auf die Kernkompetenzen Ihres Unternehmens konzentrieren.
  • Wissensverlust: Neben dem Kontrollverlust geht beim Outsourcing auch Wissen für die ausgelagerten Bereiche verloren. Auch dieser Nachteil lohnt sich aber in Kauf zu nehmen. Denn ein Unternehmen ist am erfolgreichsten, wenn die Kernkompetenz im Fokus steht und keine Spezialisten für jeden untergelagerten Bereich nötig sind.

  On-Shore vs. Off-Shore: Lokal oder aus dem Ausland

  Wie bereits angetönt, wird generell zwischen “on-shore” und “off-shore” Outsourcing unterschieden. On-shore bedeutet, dass gewissen IT-Bereiche vor Ort outsourct werden. Das muss nicht heißen im gleichen Büro aber zumindest im gleichen Land.

  Off-shore heißt hingegen, dass IT-Services international aus dem Ausland geliefert werden.

  Häufig verwenden Unternehmen eine Kombination von beidem. Gerade für Applikationen lohnt es sich, internationale Angebote wie Windows, Microsoft oder Zoom zu verwenden. Diese sind meist sehr kostengünstig und erfordern kaum Unterhalt.

  Andere Bereiche sind einfacher vor Ort auszulagern, insbesondere wenn eine Ansprechperson oder auch personeller Support benötigt wird. Gerade IT-Management lässt sich am besten on-shore outsourcen. Damit haben Sie einen Ansprechpartner vor Ort und müssen sich um keinerlei internationale Rechtsgrundlagen oder Vereinbarungen kümmern.

  

  Das sollten Sie beim IT-Outsourcing unbedingt beachten

  Nun gut, Sie wissen jetzt, dass Sie bereits einiges in Ihrer IT unbewusst outsourcen. Aber vielleicht haben Sie jetzt gemerkt, dass Sie eigentlich noch mehr optimieren können. Oder vielleicht raucht Ihnen jetzt schon der Kopf, und Sie würden das IT-Management am liebsten komplett abgeben, damit Sie sich gar nicht mehr um die komplizierten technischen Aspekte kümmern müssen.

  Deshalb schauen wir uns nun noch an, worauf beim IT-Outsourcing konkret zu achten ist. Wir gehen dabei insbesondere auf die Kombination zwischen internem IT-Management und externen IT-Services ein.

  Wenn Sie das Meiste an Kosten einsparen und gleichzeitig das Höchste an Effizienz für Ihr Unternehmen herausholen möchten, dann würde das ideale „was intern? Was Extern?“- Setup für Ihr Unternehmen folgendermaßen aussehen:

  Sie haben einen verantwortlichen, geschätzten internen Mitarbeiter, der, z.B. als Kunden-Berater für Ihre Firma Geld verdient? Der dazu auch noch technik-affin ist und sich 15% seiner Arbeitszeit dem IT-Management Ihrer Firma widmen könnte? Bingo! Dann wäre das Ihr idealer interner IT-Verantwortliche.

  Er muss sich technisch überhaupt nicht im Detail auskennen, steht aber für IT-Projekte als Ansprechperson zur Verfügung, kennt Ihre internen Arbeitsabläufe, organisiert die interne Mitarbeiter-Kommunikation, und kann auch mal mit Hilfe und Anweisung vom IT-Provider ein Kabel einstecken und ein paar nötige Knöpfe vor Ort drücken.

  Dazu nehmen Sie sich einen externen IT-Profi bzw. IT-Provider wie Consertis hinzu, mit dessen Hilfe sie Ihre IT-Services auslagern können. Ausgelagerte IT-Services können z.B. die klassischen Microsoft 365 -Anwendungen wie Exchange Server, Fileserver, und User Directory sein. Aber auch Firmenanwendungen wie SAP, CRM, VoIP-Telefonie, Rechnungslegung, usw. gehören zu den elementaren Abläufen eines Unternehmens und werden am sinnvollsten durch IT-Outsourcing abgedeckt.

  Wenn es diesen technik-affinen Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen nicht gibt oder keine zeitlichen Ressourcen zur Verfügung stehen, dann gibt es natürlich auch die Möglichkeit, das gesamte IT-Management für Ihr Unternehmen outzusourcen.

  Bei einem professionellen IT- Management Outsourcing bekommen Sie die volle Expertise, Beratung und Implementierung. Damit können Sie Ihre gesamte IT, und damit Ihr Unternehmen auf Kosten und Infrastruktur so optimieren, dass Ihre IT vom lästigen „Klotz am Bein“ zu einem positiven Erfolgsfaktor wird und Ihrem Unternehmen mehr Gewinn bringt, als dass sie Kosten verursacht.

  IT-Outsourcing Fazit

  Ohne IT-Outsourcing geht es heute praktisch nicht mehr. Die Vorteile überwiegen klar die Nachteile und durch eine Kombination von internem IT-Management und externen IT-Services bringen Sie Ihre Firma am schnellsten nach vorne.

  Wenn Sie gerne noch etwas mehr über das Outsourcing von IT-Management erfahren wollen, dann schauen Sie doch als nächstes in diesen Artikel, der demnächst hier in unserem Blog erscheint: Worauf sollten Sie achten, wenn Sie Ihr IT-Management outsourcen?

   

  Alexander Haber, Inhaber und CEO der Consertis GmbH

  Wenn Sie sich am liebsten überhaupt nicht mehr um die eigene IT kümmern wollen, dann können Sie mit Consertis auch ganz einfach das gesamte IT-Management und Outsourcing von IT-Services abgeben.

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