Managed Services: So senken Sie Ihre IT-Kosten effektiv mit IT-Outsourcing

Betreiben Sie eine interne IT-Abteilung oder beschäftigen Sie IT-Mitarbeiter? Die Gehälter Ihrer internen IT-Mitarbeiter machen zwar einen großen Teil Ihrer IT-Kosten aus, doch sie ermöglichen Ihnen immerhin auch eine gewisse Planbarkeit bei Ihren IT-Ausgaben. 

Aber sind sie wirklich die beste Lösung für Ihr Unternehmen? 

Klar, eine feste IT-Abteilung hat ihre Vorteile – sie sorgt für stabile Abläufe und kennt Ihre internen Prozesse aus dem Effeff. Doch wenn es mal schnell gehen muss, mehr Flexibilität gefragt ist oder Spezialwissen benötigt wird, kann das Limit schneller erreicht sein, als Ihnen lieb ist. 

Und jetzt mal ehrlich: Ein externer Dienstleister wirkt auf den ersten Blick oft eher abschreckend, oder? Sie denken jetzt an lange Abstimmungsprozesse, versteckte Zusatzkosten und haben die Sorge, dass am Ende doch alles länger dauert als geplant?  

Dann lesen Sie weiter, Sie werden überrascht sein! 

Denn Managed Services sind mittlerweile weit mehr als nur „Outsourcing“ – sie sind moderne, effiziente IT-Unterstützung, die sich flexibel an Ihre Bedürfnissen anpasst, ohne den Verwaltungsaufwand einer kompletten Inhouse-IT. 

Bleiben Sie also dran – wir zeigen Ihnen, wie Managed Services Ihre IT nicht nur flexibler, sondern auch kosteneffizienter macht. 

Managed Services: Mehr als die einfache Übertragung von Arbeitsstunden 

Managed Services bedeuten weit mehr als bloß einzelne Aufgaben an einen externen Anbieter auszulagern. Sie erhalten eine umfassende IT-Betreuung – von Netzwerk– und Serververwaltung über Sicherheit und Updates bis hin zur Problembehebung – und das ganz ohne die Fixkosten eines internen Mitarbeiters. 

Der entscheidende Vorteil dabei: Sie zahlen nur für Leistungen, die Sie tatsächlich brauchen, und können Ihre IT-Ressourcen flexibel und kosteneffizient gestalten. Durch die Zusammenarbeit mit Profis auf dem Gebiet bekommen Sie Zugriff auf hochspezialisiertes Know-how. Damit bleiben Sie auch bei schnellen technologischen Entwicklungen immer auf dem neuesten Stand. So können Sie Ihre IT schnell und flexibel an neue Anforderungen anpassen, ohne dass Sie sich Sorgen um Lücken im System machen müssen. 

Managed Services schaffen wertvolle Freiräume für Ihr Unternehmen – sie entlasten Ihre IT-Abteilung und sorgen für einen reibungslosen Betrieb, ohne dass Sie sich um Ausfälle oder personelle Engpässe kümmern müssen. 

Denn anders als bei einer 1:1-Übertragung von Arbeitsstunden geht es hier darum, die „großen Brocken“ Ihrer IT, etwa wichtige Aufgaben wie Backups und Sicherheitsupdates, vollautomatisiert und zuverlässig im Griff zu haben. 

Und was bringt Ihnen das? 

Ganz einfach: Mitarbeiter sind nicht nur sehr kostenintensiv, sie bringen auch weitere Risiken mit sich wie: 

• Ausfälle durch Krankheit, Urlaub oder Kündigung 
• Menschliches Versagen: Zum Beispiel könnte ein wichtiges Backup vergessen oder falsch durchgeführt werden.

Mit Managed Services entfällt all das. Sie sparen sich nicht nur Geld, sondern haben eine ganze Firma, die sich um Ihre IT kümmert. Das führt dazu, dass Sie sich über lange Krankheiten, Urlaube, Kündigungen und menschliches Versagen, wie ein vergessenes Backup, keine Gedanken mehr machen müssen.  

Hier ist ein Beispiel, wie es in der Praxis aussehen kann: 

Fallbeispiel: Die IT der Muster Immobilien GmbH 

Die Muster Immobilien GmbH, ein Unternehmen mit 10 Mitarbeitern, beschäftigt einen IT-Mitarbeiter, der rund 20 Wochenstunden allein für Updates und Systemchecks benötigt. Das kostet wertvolle Zeit und hält ihn davon ab, akute Probleme schnell zu lösen, wenn sie auftreten. 

Ein externer Dienstleister könnte hier alle Endgeräte für eine Pauschale von 250 € im Monat betreuen. Hinzu käme ein Bedarf von etwa 5 Stunden Support pro Monat für spezielle Anforderungen wie z.B. die Einrichtung neuer Nutzer oder E-Mail-Updates – das ergibt einen kalkulierbaren monatlichen Gesamtpreis von 1.050 €. 

Die Kostenaufstellung eines externen Dienstleisters*: 

Im Beispiel der Muster Immobilien GmbH ergibt das einen Fixpreis von 250 € für die Betreuung aller Endgeräte im Unternehmen. Da damit die großen IT-Brocken abgedeckt sind, werden kaum Technikerstunden für IT-Support gebraucht. Wenn Sie von etwa zusätzlichen 5 Stunden pro Monat für IT-Support ausgehen, ergibt sich ein Gesamtpreis von 1.050 € (250 € für die Endgeräte + 800 € für IT-Support). Diese 5 Stunden brauchen Sie, wenn zum Beispiel ein neuer Mitarbeiter angelegt werden soll, beim Beheben von Login-Problemen oder für Unterstützung bei E-Mail-Fragen. 

Natürlich kann der Supportbedarf je nach Monat schwanken. Wenn alles rundläuft, brauchen Sie vielleicht gar keine Technikerstunde, in einem anderen Monat dafür vielleicht 6 Stunden. Die Kosten bleiben dennoch gut kalkulierbar und flexibel. 

Überzeugt, dass ein interner Mitarbeiter immer noch die günstigere Lösung ist? 

4 weitere Vorteile von Managed Services 

Die Kostenersparnis ist natürlich großartig, doch es gibt noch weitere Vorteile: 

1. Umfangreiches Fachwissen 

Ein Dienstleister bringt ein ganzes Team von Experten mit – ideal, wenn Ihr Unternehmen in verschiedenen IT-Bereichen Beratung und Lösungen benötigt. Ob Netzwerksicherheit, Servermanagement oder Software-Wartung: Mit Managed Services bekommen Sie Zugang zu einer Rundum-Unterstützung, die ein einzelner Mitarbeiter kaum abdecken kann.  

2. Keine Ausfallzeiten 

Mit Managed Services entfällt das Risiko von Engpässen bei Krankheit, Urlaub oder Stau, denn Ihr IT-Dienstleister hat immer ausreichend Personal bereit, um Sie zu unterstützen. So ist immer jemand verfügbar, der Ihre IT betreut und Probleme schnell löst.  

ACHTUNG! Wenn Sie jedoch ein Ein-Personen-Unternehmen als IT-Dienstleister wählen, bleibt das Thema Ausfallzeiten weiterhin relevant. 

3. Skalierung  

Ihr Unternehmen wächst, und das ist wunderbar! Für einen einzigen IT-Mitarbeiter in Ihrer Firma ist es aber schwer, neben den Updates, Kontrollen und IT-Support, sich auch noch um die Einrichtung neuer Arbeitsplätze und das Anlegen neuer Mitarbeiter zu kümmern. Mit einem ganzen Team im Hintergrund schützen Sie nicht nur Ihren internen Mitarbeiter vor Überlastung, sondern kommen auch schneller und effizienter an Ihr Ziel. 

4. Qualität und Verfügbarkeit 

Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens wächst auch die Komplexität Ihrer IT. Während ein einzelner IT-Mitarbeiter bei der Einrichtung neuer Arbeitsplätze und der Integration zusätzlicher Software schnell an seine Grenzen stößt, bietet Ihnen ein Managed-Services-Anbieter volle Skalierbarkeit: Sie bekommen genau die Unterstützung, die Sie brauchen – ohne das Risiko von Überlastung oder Engpässen.  

Auch die Qualität Ihrer IT bleibt dabei nicht auf der Strecke. Wichtige Updates werden zuverlässig ausgeführt, und Sie profitieren von stabilen, transparenten Kosten. 

So planen Sie Ihre IT-Outsourcing-Strategie in 3 einfachen Schritten 

Wenn Sie Ihre IT-Outsourcing-Strategie erfolgreich umsetzen möchten, beginnen Sie am besten mit einer gründlichen Analyse Ihrer bestehenden IT-Prozesse. So können Sie direkt erkennen, welche Aufgaben sich für eine Automatisierung eignen und wo Sie Ihre IT-Abteilung entlasten können. 

Schritt 1: Analyse Ihrer bestehenden Prozesse 

Für eine erfolgreiche IT-Outsourcing-Strategie sollten Sie zunächst Ihre aktuellen IT-Prozesse im Detail analysieren. Das können Sie entweder intern machen oder gemeinsam mit Ihrem Dienstleister durchführen. 

Identifizieren Sie wiederkehrende und zeitaufwändige Aufgaben, die sich für eine Automatisierung eignen – wie z.B. das Patch-Management, die Wartung von Endgeräten oder die Überwachung Ihrer Netzwerksicherheit.  

Schritt 2: Die Wahl Ihres passenden IT-Dienstleisters 

Achten Sie darauf, einen IT-Dienstleister zu  wählen, der nicht nur technische Expertise mitbringt, sondern auch Erfahrung in der Skalierung und im effizienten Management von IT-Operations.  Sie brauchen nicht nur jemanden, der akute Probleme löst, sondern einen Partner, der bei jedem Projekt auch immer Ihre Unternehmensziele im Blick behält und Sie dabei unterstützt, Ihre Prozesse entsprechend zu optimieren.  

Definieren Sie klare Leistungsindikatoren (KPIs) und Service-Level-Agreements (SLAs), um die Qualität und Zuverlässigkeit Ihres Outsourcing-Partners sicherzustellen.  

Kommunizieren Sie offen Ihre Ziele und Erwartungen an die Managed Services, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dasselbe Ziel hinarbeiten. Durch den Fokus auf Automatisierung und die Reduzierung manueller Tätigkeiten, senken Sie nicht nur Ihre Kosten, sondern steigern auch die Effizienz Ihrer IT-Abteilung signifikant. 

Implementierung und fortlaufende Optimierung 

Nach der Auswahl Ihres Dienstleisters beginnt die Implementierungsphase. Dabei werden die geplanten Services schrittweise eingeführt, beginnend mit den kritischsten Bereichen. Richten Sie ein robustes Monitoring-Framework ein, um die Dienstleistungen kontinuierlich zu bewerten und die Einhaltung der SLAs sowie das Erreichen Ihrer Outsourcing-Ziele sicherzustellen.  

Wichtig sind auch regelmäßige strategische Reviews mit Ihrem IT-Dienstleister.  So können Sie die Services laufend optimieren, Anpassungen vornehmen und flexibel auf neue Herausforderungen und Veränderungen reagieren. 

Fazit: Managed Services für Kostenkontrolle und höhere IT-Leistung 

Managed Services sind eine smarte und effiziente Lösung, um Ihre IT-Kosten zu senken und gleichzeitig die Qualität und Verfügbarkeit Ihrer IT-Infrastruktur zu steigern. Durch die Auslagerung und Automatisierung Ihrer grundlegenden, zeitintensiven IT-Aufgaben, die in Ihrem täglichen Betrieb anfallen – kombiniert mit dem Fachwissen eines qualifizierten IT-Dienstleisters – kann Ihr Unternehmen nicht nur finanzielle Einsparungen erzielen, sondern auch die Betriebsbereitschaft und Sicherheit Ihrer Systeme nachhaltig verbessern.  

Ein weiterer Vorteil: Managed Services gibt Ihnen die nötige Flexibilität, um Ihre IT dynamisch an das Wachstum Ihres Unternehmens anzupassen. So vermeiden Sie die Gefahr, Ihre internen Mitarbeiter zu überlasten, und stellen sicher, dass alle Bereiche reibungslos und ohne Engpässe abgedeckt sind. Mit der richtigen Planung und einer strategischen Herangehensweise kann IT-Outsourcing für Sie weit mehr als nur eine Kostenersparnis bedeuten: 

Richtig umgesetzt werden Managed Services zu einem entscheidenden Faktor für den Geschäftserfolg Ihres Unternehmens! 

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