Was ist Microsoft 365?

Was ist Microsoft 365 und wie unterscheidet es sich von Office 365?

Was früher Office 365 hieß
– hört heute auf den Namen Microsoft 365.

Was früher teure, standardisierte Einzelpakete waren
– sind heute flexible, auf verschiedene Unternehmens-Bedürfnisse angepasste, Abonnement Pläne.

Was früher mühsam miteinander verknüpft werden musste
– ist heute mit wenigen Klicks eingerichtet.

Was früher regelmäßig nachgekauft und upgedated werden musste
– sind heute sich selbst-updatende Abonnements, die jederzeit kündbar sind.

Warum brauche ich Microsoft 365?

2020 war ein herausforderndes Jahr für uns alle. Auf einen Schlag stand die Unternehmens-Welt still. Viele Unternehmen traf die Krise unvorbereitet. Homeoffice traf auf Homeschooling, Ungewissheit auf Existenzängste und Lockdown auf Lockerungen. Viele Unternehmer reagierten auf die unerwartete Situation rasch mit Remote-Arbeit und schickten Ihre Mitarbeiter, teilweise zum ersten Mal überhaupt, nach Hause arbeiten.

Ein Jahr später hat der Hybride Arbeitsplatz in unsere Unternehmenskultur Einzug gehalten. Und er ist gekommen, um zu bleiben.

Laut dem Microsoft Trend Index wünschen sich 73% der Befragten Angestellten auch nach der Pandemie flexible Arbeitsmöglichkeiten. Dem gegenüber stehen 41% der Befragten Arbeitenden, die mit dem Gedanken spielen den Job zu wechseln, aufgrund fehlender Flexibilität. Lassen Sie es gar nicht so weit kommen und machen Sie Ihr Unternehmen fit für Remote-Arbeit.

Es gibt verschiedene cloudbasierte Lösungen am Markt, aber wohl keine ist so bekannt wie Microsoft 365 (MS 365). Und das hat einen guten Grund.
Die umfassenden, schlüsselfertigen Pakete von Microsoft beinhalten alles, was man für einen erfolgreichen Übergang benötigt und wurden speziell für kleine und mittlere Unternehmen entwickelt.

Was kann Microsoft 365?

1. All-in-one Lösung

Mit Microsoft 365 haben Sie eine Komplettlösung die alles beinhaltet was Sie für Ihren produktiven Office-Alltag benötigen. Neben den bekannten Office-Anwendungen (Outlook, Word, Excel, PowerPoint,…) inkludiert das Produktivitätsbündel noch 1TB (Terabyte) Speicherplatz in Ihrer persönlichen OneDrive Cloud sowie Teams und OneNote.

Dank der End-to-End-Verschlüsselung und intelligenter KI (Künstliche Intelligenz) haben Sie alle heiklen Dokumente immer und überall gesichert griffbereit. Zusätzlich erhalten Sie Zugang zu den Partner-Plattformen Adobe, Blinkist, Creativelive, Experience und Headspace.

Achten Sie beim Gerätekauf darauf, dass die Pro Version von Windows 10 (und nicht die Home Version) vorinstalliert ist, denn nur mit der Pro Version können Sie Ihren Computer mit MS 365 verbinden, verwalten und können sich mit Ihrem MS365-User auf Ihrem Computer einloggen.

2. Sie bestimmen die Laufzeit, jederzeit.

Früher mussten Sie die Produkte einzeln kaufen und auf Lizenzmanagement achten. Heute bietet Microsoft mit dem Abo-Service eine flexiblere Lösung. Sie können die verschiedenen Abos mit monatlicher oder jährlicher Abrechnung buchen und jederzeit kündigen oder das Paket wechseln.

3. Ein Team – eine Lösung. Viele Geräte – viele Vorteile.

Gemeinsam schafft man mehr! Durch die Cloudlösungen ermöglichen Sie sich und Ihrem Team Zugang zu allen Anwendungen, Dateien und Dokumenten, egal von wo aus Sie darauf zugreifen möchten. Sie entscheiden, wer über welche Geräte Zugang zu welchen Assets erhält. Als Admin steuern Sie die Zugangsberechtigungen und ermöglichen so Ihrem Team eine ganz neue Form von effizientem, gemeinsamen Workflow.

So sparen alle Zeit und Nerven, können sich auf das Wesentliche konzentrieren und gelangen schneller zu Ergebnissen. Ab Teamgrößen mit mehr als 5 Usern sollten Sie vorab mit Ihrer IT sprechen, um Fehler aufgrund höherer Komplexität zu vermeiden.

4. Teams ist mehr als nur ein Videochat.

„Hallo? Kann mich jeder hören?“

Dieser Satz zählt wohl zu den häufigsten des Jahres 2020. Die Pandemie hat nicht nur unseren privaten Alltag gehörig auf den Kopf gestellt, sondern auch dem Office-leben viel abverlangt. Meetings, Besprechungen, Bewerbungen, Projektpräsentationen, Pitches und mehr mussten online stattfinden. Viele griffen auf den Anbieter Zoom zurück, um schnell eine Lösung zu etablieren. Doch dann kam das böse Erwachen, als den meisten klar wurde, dass Ihre teilweise höchst vertraulichen Gespräche aufgezeichnet wurden.

Teams, das neueste Kommunikations-Programm von Microsoft, bietet Ihnen neben der gewünschten Sicherheit und DSGVO Konformität, zahlreiche Features, die es zu entdecken gilt.

Mit Teams können Sie mehr als nur chatten und telefonieren! Sie können Ihre Dateien freigeben, die gängigen Office Produkte (Word, Excel, …) direkt in Teams nutzen, teilen und gemeinsam bearbeiten. Mit dem eingebetteten Translator können Sie in Chats und Kanälen in 35 Sprachen kommunizieren.

Zusammenarbeit in Echtzeit, Verbundenheit trotz räumlicher Trennung, gemeinsame Erfolge statt Einzelkämpfer.

5. Sind meine Daten mit Microsofrt 365 sicher?

Microsoft bietet mit seinen Lösungen an sich einen hohen Grad an Sicherheit. Obwohl sie schon länger verstärkt auf erhöhte Sicherheitsvorkehrungen setzen, kann es dennoch zu gröberen Sicherheitsproblemen kommen, vor allem, wenn mehrere Mitarbeiter:innen ohne entsprechendes Know-how zusammenarbeiten. Diese Sicherheitslücken können Sie durch das richtige Handling vermeiden.

Sie sollten zum Beispiel gleich zu Beginn die Fileserver Berechtigungen Ihres Teams auf die notwendigen Zugänge beschränken, sodass diese nicht uneingeschränkt bearbeiten/löschen können. Auch beim Zugang zur OneDrive Cloud, sollten Sie nur jenen Mitarbeitenden die Berechtigung zur Linkerstellung erteilen, die damit umgehen können. So vermeiden Sie, dass versehentlich ein öffentlich zugänglicher Link erstellt wird und Ihre Dateien für jedermann abrufbar wären. Auch bei Teams, sollten Sie überlegen, wer zur Erstellung von Teams und Einladung externer Personen befugt ist.

Für Passwörter empfiehlt sich eine Passwort Policy aufzustellen und/oder mit der 2-Faktoren-Authentifizierung zu arbeiten. Automatische Laptopsperren und Verschlüsselung solcher sollten Sie ebenfalls berücksichtigen.

Allerdings ist in punkto erhöhter Sicherheit, Backup & Co noch Luft nach oben. Je nach Unternehmens-Bedürfnis empfehlen wir Ihnen, zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen zu setzen, die nicht durch MS 365 abgedeckt sind. End Point Security/End Point Management (erweiterte Sicherheit speziell beim Einsatz von Remote-Geräten), Backup-Lösungen (MS 365 bietet nur einen 30-90 tägigen Löschschutz, aber kein Backup) oder Advanced Thread Management (Schutz gegen Fishing für den Exchange Server) um nur einige zu nennen.

Am Markt finden Sie professionelle Angebote diverser Firmen für Ihr Unternehmen. Auch Consertis bietet verschiedene Lösungen & Sicherheitsupgrades zusammen mit MS365 oder auch separat an.

6. Top Organisiert – alle Termine nicht nur im Blick, sondern im Griff.

Mit nur wenigen Klicks starten Sie in Teams Videokonferenzen im Gruppenchat mit allen Teilnehmern, veranstalten interaktive Webinare, können online stattfindende Arztbesuche anbieten oder Bewerbungsgespräche führen.

Damit die Planung, Verwaltung und Durchführung virtueller Termine in Teams noch angenehmer und organisierter werden, hat Microsoft eine App entwickelt, die Ihr Leben um ein Vielfaches leichter macht. Unter dem Namen Microsoft Bookings finden Sie dieses wundervolle Plug-In, das Sie auch in Ihre Website integrieren können. Sie geben Ihre verfügbaren Zeitfenster an und Ihre Kund:innen können sich über Microsoft Bookings schnell und unkompliziert einen Termin aussuchen. Dieser erscheint dann automatisch in Ihrem Kalender als gebucht. Besonders praktisch für Ärzt:innen, Coaches und Consulting Unternehmen.

Überzeugen Sie sich selbst über die simple und kundenfreundliche Handhabung bei der Buchung einer kostenlosen Beratung auf unserer Website.

7. Immer alles griffbereit – egal wo, egal wann, egal von welchem Gerät.

Der klassische Arbeitsalltag findet schon länger nicht mehr ausschließlich im Büro statt. Wir lesen unsere E-Mails auf dem Weg in die Arbeit, treffen Kunden im Café zur Besprechung, reisen mit dem Zug zum Headquarter oder legen einen Tag Homeoffice ein.

Mit Microsoft 365 haben Sie und Ihr Team von allen Geräten, egal wo Sie sind, Zugriff auf Ihre Apps und Dateien – per Web, Desktop oder Mobilegerät. So können Sie im Café, das Feedback Ihrer Kunden direkt in den Design-Entwurf schreiben. Im Zug, mit Ihrem Team im Büro, gleichzeitig am neuen Projektplan arbeiten. Von zu Hause aus, auf alles zugreifen, was Sie benötigen. Immer, überall und sicher.

8. Sharing is caring.

Kennen Sie das auch? Sie arbeiten gemeinsam mit Ihrem Team an einem neuen Projekt und auf einmal befinden sich drei verschiedene Versionen des gleichen Dokuments im Ordner? Jeder wollte fleißig seinen Teil schnell erledigen und nun müssen die verschieden adaptierten Versionen zusammengesetzt werden.

Kennen Sie das auch? Sie arbeiten gemeinsam mit Ihrem Team an einem neuen Projekt und auf einmal befinden sich drei verschiedene Versionen des gleichen Dokuments im Ordner? Jeder wollte fleißig seinen Teil schnell erledigen und nun müssen die verschieden adaptierten Versionen zusammengesetzt werden.

Oder Sie suchen ewig in zahlreichen Ordnern nach den benötigten Dokumenten, in verschiedensten Kanälen nach Antworten und verlieren dabei neben wertvoller Zeit auch Ihre Geduld?

Microsoft Teams, Sharepoint und OneDrive machen Schluss damit. Aufgrund der nahtlosen Verbindung der Programme können mehrere Personen gleichzeitig, also on demand, an ein und denselben Dokumenten arbeiten.

Die intelligente, integrierte Suchfunktion in Teams, die auf alle in der Cloud abgespeicherten Dokumente zugreift, findet ihre gesuchten Ergebnisse in Sekunden. Auch das geschützte Teilen von Dokumenten mit externen Personen ist einfach und unkompliziert, mit ein paar Mausklicks möglich.

So halten Sie Ihre Dokumente immer auf dem aktuellen Stand, vermeiden Kommunikationslücken, verringern die Feedback-Warteschleifen und fördern effizientes Arbeiten im Team.

9. Schneller im Feierabend Dank Power Automate

Oft sind es sind nur kleine Handgriffe und Routineaufgaben, doch in Summe rauben Sie uns über den Tag verteilt viel Zeit. Zeit, die Sie sparen könnten. Power Automate ermöglicht Ihnen diese tagtäglich anfallenden Geschäftsaufgaben zu automatisieren und zu beschleunigen.

Oft sind es sind nur kleine Handgriffe und Routineaufgaben, doch in Summe rauben Sie uns über den Tag verteilt viel Zeit. Zeit, die Sie sparen könnten. Power Automate ermöglicht Ihnen diese tagtäglich anfallenden Geschäftsaufgaben zu automatisieren und zu beschleunigen.

Sie können aus zahlreichen Vorlagen wählen oder Ihre eigenen erstellen, um Ihre Effizienz maßgeblich zu steigern. Erhalten Sie eine Push Benachrichtigung, wenn Ihr wichtigster Kunde Ihnen ein E-Mail schreibt, speichern Sie E-Mail Anhänge automatisch in der Cloud ab, lassen Sie sich täglich eine Liste der zu erledigenden Aufgaben des Projektplans schicken und und und.

Für komplexere Automatisierung von ganzen Prozessen oder mehrerer Clients und Schnittstellen, sollten Sie einen Experten kontaktieren, da hierfür höhere Programmierkenntnisse notwendig sind.

Ob Sie die gewonnene Zeit dann für weitere To Dos nutzen oder sich für einen früheren Feierabend entscheiden, bleibt Ihnen überlassen.

10. Easy going, oder?

Antwort: Ja, mit den richtigen Experten an Ihrer Seite schon.

Der Kauf an sich, ist schnell und einfach abgewickelt. Jedoch sollten Sie sich, bevor Sie sich für eines der Pakete entscheiden, abseits des Leistungsumfangs, über weitere, wichtige Themen wie Hierarchien, Schnittstellen, Sicherheit, Berechtigungen und Geräte Gedanken machen. Denn die meisten Unzufriedenheiten bei MS 365 Usern entstehen aufgrund mangelnder Überlegungen vor der Implementierung.

Da jedes Unternehmen eigene Ansprüche und Bedürfnisse hat, gibt es leider keine Goldene Regel. Lassen Sie sich jetzt nicht entmutigen, sondern nutzen Sie unsere kostenlose Erstberatung und wir eruieren gemeinsam, wie Ihre optimale Lösung aussehen kann.

SPOILER: Demnächst stellen wir für EPUs und Administratoren eine einfache Schritt-für-Schritt Anleitung online, für einen noch schnelleren Start. Kontaktieren Sie uns einfach per Telefon, E-Mail oder buchen Sie online auf unserer Website Ihren Wunschtermin.

Was kostet Microsoft 365 Business?

Egal ob Sie ein EPU, ein KMU mit wenigen oder ein Unternehmen mit vielen Angestellten sind, Microsoft 365 hat einen passenden Abo-Plan für Sie.

Verschaffen Sie sich einen Überblick der verschiedenen Lösungen und ihrer Unterschiede:

Begrüßen auch Sie Remote Arbeiten in Ihrem Unternehmen!

Sie haben nun einen Überblick über die Hauptfunktionen von Microsoft 365 und wie diese Ihren Büro-Alltag erleichtern können. Microsoft 365 bietet noch viele weitere Vorteile und Features, die wir Ihnen hier und auf unseren Social Media Kanälen regelmäßig vorstellen werden.

Starten Sie durch und begrüßen Sie das hybride Arbeiten auch in Ihrem Unternehmen!

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